B2B-asiakastapaamisia saa enemmän silloin, kun tapaamisen sopiminen ei ole myynnin ainoa tavoite vaan osa toimivaa asiakashankintaa. Jos tapaamisia tulee liian vähän, syy on yleensä yhdessä tai useammassa kohdassa: kohderyhmä on liian väljä, viesti ei osu asiakkaan hyötyyn, yhteydenottoja on liian vähän, kanavia käytetään yksipuolisesti tai seuranta katkeaa liian aikaisin. Käytännössä enemmän tapaamisia syntyy, kun kohderyhmä rajataan tarkasti, ensimmäinen viesti rakennetaan asiakkaan tilanteen ympärille ja tavoittamista tehdään systemaattisesti sähköpostilla, tekstiviestillä ja puhelulla. Tärkeintä ei ole täyttää kalenteria väkisin, vaan avata myynticaseja, joista voi oikeasti syntyä kauppaa.
Miksi B2B-asiakastapaamisia tulee liian vähän?
Monessa pk-yrityksessä ajatellaan ensin, että ongelma on puhelussa tai buukkauksessa. Usein varsinainen syy löytyy jo paljon aiemmin. Jos kohderyhmälista on sekava, myyntiviesti ympäripyöreä ja jatkoseuranta satunnaista, tapaamisia ei synny tasaisesti vaikka myyjä olisi kokenutkin.
Tyypillisiä syitä ovat esimerkiksi nämä:
- asiakaskohderyhmä on liian laaja ja kaikki näyttävät paperilla mahdollisilta ostajilta
- yhteydenotto lähtee liikkeelle oman palvelun esittelystä eikä asiakkaan tilanteesta
- tapaamista yritetään sopia liian aikaisin ennen kuin asiakkaan kiinnostus on herännyt
- kontaktointi nojaa vain yhteen kanavaan, yleensä sähköpostiin tai puheluun
- kiinnostuneisiin mutta ei vielä valmiisiin asiakkaisiin ei palata oikealla hetkellä
Jos tämä kuulostaa tutulta, taustalla on usein laajempi ongelma kuin pelkkä ajanvaraus. Silloin kannattaa katsoa myös, miten ulkoistettu myynti tai järjestelmällisempi asiakashankinnan malli voisi tukea tekemistä.
Mitä laadukas asiakastapaaminen tarkoittaa käytännössä?
Kaikki tapaamiset eivät ole hyviä tapaamisia. B2B-myynnissä laadukas tapaaminen tarkoittaa sitä, että asiakkaalla on tunnistettu tilanne, mahdollinen tarve tai kehityskohde ja riittävä kiinnostus jatkaa keskustelua. Pelkkä kalenterimerkintä ei vielä kerro paljonkaan.
Laadukkaassa tapaamisessa näkyvät yleensä nämä tunnusmerkit:
- asiakas ymmärtää, miksi keskustelu kannattaa käydä
- tapaaminen liittyy ajankohtaiseen tilanteeseen, ei geneeriseen esittelyyn
- myyjällä on etukäteen perustiedot asiakkaan tilanteesta
- seuraava askel on helpompi sopia, koska keskustelu ei ala tyhjästä
Tämä erottaa laadukkaan myynticasejen avaamisen perinteisestä buukkauksesta. Jos tavoitteena on vain saada tapaaminen keinolla millä hyvänsä, kalenteri voi näyttää hyvältä mutta myyntiputki ei silti vahvistu.
8 käytännön keinoa saada enemmän B2B-asiakastapaamisia
Jos haluat enemmän B2B-asiakastapaamisia, keskity seuraaviin käytännön toimiin. Ne toimivat erityisesti asiantuntijamyynnissä, teollisuusmyynnissä ja muussa henkilökohtaisessa B2B-myynnissä, jossa päätöksiä ei tehdä yhdellä viestillä.
- Rajaa kohderyhmä tarkemmin. Älä lähde kontaktoimaan kaikkia mahdollisia yrityksiä. Valitse ensin toimialat, kokoluokat, roolit ja tilanteet, joissa tarjoamasi hyöty on uskottavin.
- Kirkasta asiakkaan hyöty. Ensimmäinen yhteydenotto ei saa kuulostaa esitteeltä. Kerro lyhyesti, mitä ongelmaa autat ratkaisemaan ja miksi juuri nyt kannattaa jutella.
- Käytä monikanavaista tavoittamista. Sähköposti yksin ei riitä. Yhdistä sähköposti, tekstiviesti ja puhelu, jotta päättäjän tavoittaminen helpottuu.
- Älä pyydä tapaamista liian aikaisin. Avaa ensin keskustelu. Kun asiakas reagoi, kysyy lisää tai tunnistaa tilanteensa, tapaaminen on luontevampi seuraava askel.
- Rakenna selkeä soittonuotti. Puhelu toimii paremmin, kun myyjä tietää, miten aloittaa, mitä kysyä ja miten edetä ilman että keskustelu kuulostaa opetellulta.
- Seuraa järjestelmällisesti. Moni tapaaminen jää saamatta siksi, että toinen tai kolmas yhteydenotto jää tekemättä. Kiinnostus ei aina näy heti.
- Kirjaa havainnot ylös. Kun tieto asiakkaan tilanteesta, aikataulusta ja seuraavasta askeleesta tallennetaan, myynticase ei katoa arjen alle.
- Mittaa laatua, ei vain määrää. Tarkastele, kuinka moni tapaaminen etenee oikeaksi myyntimahdollisuudeksi. Se kertoo enemmän kuin pelkkä tapaamisten määrä.
Jos oma tekeminen on hajanaista, näitä keinoja tukee usein selkeä myynnin toimintamalli, jossa vastuut, viestit ja jatkotoimet sovitaan kunnolla.
Toimiva etenemismalli tapaamisten sopimiseen
Pelkkä lista hyvistä ideoista ei vielä riitä. Alla on käytännön malli, jota pk-yritys voi käyttää heti.
- Valitse 30–100 yrityksen kohderyhmä. Aloita rajatusta listasta, älä valtavasta massasta.
- Määritä ostomotiivit. Mieti, mikä asiakkaan tilanteessa voisi laukaista tarpeen juuri nyt.
- Laadi kolme viestipohjaa. Tee oma versio sähköpostiin, tekstiviestiin ja puheluun.
- Kontaktoi rytmissä. Esimerkiksi sähköposti ensin, puhelu perään, tarvittaessa tekstiviesti muistuttamaan.
- Kartoita ennen tapaamista. Jos asiakas kiinnostuu, selvitä lyhyesti nykytilanne, tavoite ja aikataulu.
- Sovi tapaaminen vasta kun syy on olemassa. Näin tapaamisen laatu paranee.
- Palaa niihin, jotka eivät ole vielä valmiita. Iso osa kaupoista tulee myöhemmin, ei ensimmäisestä kontaktista.
Tässä kohtaa moni huomaa, ettei ongelma ole vain tapaamisten vähyys vaan koko tekemisen rytmi. Jos asiakashankinta jää jatkuvasti muun työn alle, kannattaa vahvistaa joko omaa prosessia tai käyttää rinnalla ulkoista myyntiresurssia.
Virheet, jotka heikentävät tapaamisten määrää ja laatua
B2B-asiakastapaamisia voi yrittää lisätä väärälläkin tavalla. Silloin määrä voi hetkeksi nousta, mutta myyntimahdollisuudet eivät parane. Vältä erityisesti näitä sudenkuoppia:
- liian geneerinen viesti, joka voisi lähteä kenelle tahansa
- pakottava tapaamispyyntö ilman asiakkaalle näkyvää hyötyä
- se, että ensimmäinen ei-vastaus tulkitaan lopulliseksi torjunnaksi
- myyntityön jättäminen täysin yhden kiireisen henkilön varaan
- CRM:n tai muun seurannan puuttuminen, jolloin sovitut jatkotoimet unohtuvat
Jos myyjä käyttää paljon aikaa turhiin kontakteihin tai huonosti valmisteltuihin tapaamisiin, ongelma ei ratkea lisäämällä painetta. Se ratkeaa tarkentamalla kohdistusta, viestiä ja seurantaa. Sama ajatus näkyy myös myynnin kehittämisessä: tehokkuus syntyy selkeydestä, ei sähläämisen lisäämisestä.
Miten Myynnintekijä Holmin malli auttaa asiakastapaamisten lisäämisessä?
Myynnintekijä Holm ei lähesty asiaa pelkkänä buukkauksena. Lähtökohta on ensin ymmärtää, kenelle kannattaa myydä, mikä asiakkaan hyöty on ja miten yhteydenotto kannattaa rakentaa. Sen jälkeen työ tehdään käytännössä: päättäjiä lähestytään monikanavaisesti, keskusteluja avataan, asiakkaan tilannetta kartoitetaan ja kiinnostuneet tapaukset viedään eteenpäin oikeaan aikaan.
Tässä mallissa tärkeää on se, että tapaamisia ei haeta väkisin. Sen sijaan tavoitteena on avata myynticaseja, joista on oikea mahdollisuus syntyä kauppaa. Samalla kiinnostuneet asiakkaat eivät jää roikkumaan ilman jatkoa, vaan heihin palataan systemaattisesti. Tämä on erityisen hyödyllistä pk-yrityksille, joissa yrittäjä, toimitusjohtaja tai asiantuntijamyyjä ei itse ehdi ylläpitää aktiivista prospektointia viikosta toiseen.
Jos yrityksessä tarvitaan samalla myös sparrausta viesteihin, soittonuotteihin tai toimintatapaan, sitä voi tukea esimerkiksi myyntikoulutus tai käytännönläheinen kaupallinen advisor-rooli.
Usein kysytyt kysymykset
Kuinka nopeasti B2B-asiakastapaamisten määrä voi kasvaa?
Se riippuu kohderyhmästä, viestistä ja nykyisestä aktiivisuudesta. Muutos voi alkaa nopeasti, jos ongelma on ollut lähinnä tekemisen vähyydessä tai seurannan puutteessa. Vaativammassa asiantuntijamyynnissä tulokset rakentuvat usein useamman kontaktin kautta.
Kannattaako tapaaminen yrittää sopia jo ensimmäisessä puhelussa?
Jos asiakkaalla on heti selkeä kiinnostus tai ajankohtainen tarve, kyllä. Monessa tapauksessa parempi eteneminen on kuitenkin se, että ensin avataan keskustelu ja kartoitetaan tilanne ennen tapaamispyyntöä.
Mikä on paras kanava tapaamisten sopimiseen?
Yhtä parasta kanavaa ei yleensä ole. B2B-myynnissä sähköposti, tekstiviesti ja puhelu tukevat toisiaan. Monikanavainen kontaktointi toimii paremmin kuin yhden kanavan varaan jääminen.
Miten erottaa hyvä tapaaminen turhasta tapaamisesta?
Hyvä tapaaminen liittyy asiakkaan todelliseen tilanteeseen ja johtaa selkeään jatkoon. Turha tapaaminen on usein sovittu liian aikaisin ilman riittävää kiinnostusta, tarvetta tai päätöksentekijän osallistumista.
Yhteenveto
Jos mietit, miten saada enemmän B2B-asiakastapaamisia, ratkaisu ei yleensä ole pelkkä kovempi buukkaus. Toimivampi tapa on rakentaa systemaattinen asiakashankinta, jossa oikea kohderyhmä, asiakkaan hyötyyn osuva viesti, monikanavainen tavoittaminen ja huolellinen jatkoseuranta tukevat toisiaan. Silloin tapaamisten määrä voi kasvaa, mutta vielä tärkeämpää on se, että myös niiden laatu paranee.
Jos asiakashankinta jää arjessa tekemättä tai tapaamisia syntyy liian sattumanvaraisesti, kannattaa aloittaa keskustelulla siitä, missä kohtaa myyntiprosessi nyt vuotaa. Yhteydenotto riittää alkuun, jos haluat katsoa, millainen toimintamalli sopisi juuri teidän tilanteeseen.
