Jos asiakastapaamisia on liian vähän, ongelma ei yleensä ole vain kalenterissa vaan koko B2B-asiakashankinnan ketjussa. Liian vähäinen määrä tapaamisia johtuu tyypillisesti siitä, että kohderyhmä on epätarkka, yhteydenotto ei osu asiakkaan hyötyyn, kontaktointi jää yksikanavaiseksi tai seuranta loppuu liian aikaisin. Käytännössä tapaamisia saadaan lisää, kun asiakashankinta tehdään systemaattisesti: valitaan oikeat päättäjät, rakennetaan toimiva viesti, tavoitellaan usealla kanavalla ja jatketaan yhteydenottoa riittävän pitkään. Tärkeää on myös erottaa laadukas myynticasejen avaaminen pelkästä buukkauksesta. Tavoite ei ole täyttää kalenteria millä tahansa tapaamisilla, vaan avata aitoja myyntimahdollisuuksia.
Mistä asiakastapaamisten vähyys yleensä johtuu?
Monessa pk-yrityksessä ajatellaan, että tapaamisten vähyys ratkeaa soittamalla enemmän. Joskus näin onkin, mutta useimmiten juurisyy on aiemmin ketjussa. Kun asiakashankinta ei ole järjestelmällistä, myyjät tai yrittäjä kontaktoivat liian laajaa joukkoa, liian yleisellä viestillä ja liian harvoin. Silloin asiakkaan kiinnostus ei herää, vaikka tarjottava palvelu olisi oikeasti hyvä.
Tyypillisiä syitä ovat esimerkiksi nämä:
- kohderyhmä on liian laaja tai väärä
- asiakkaan ostomotiivia ei ole sanoitettu selkeästi
- ensimmäinen yhteydenotto yrittää sopia tapaamisen liian nopeasti
- puhelun, sähköpostin ja viestin roolit ovat epäselvät
- kiinnostuneisiin asiakkaisiin ei palata oikeaan aikaan
- myynti jää muiden töiden alle eikä tekemiselle ole rytmiä
Jos yrityksessä on paljon tarjouksia mutta vähän uusia keskusteluja, ongelma on usein myyntiputken alkupäässä. Jos taas keskusteluja syntyy mutta tapaamisia ei sovita, vika on yleensä viestissä, ajoituksessa tai tavassa kartoittaa asiakkaan tilannetta.
Miltä ongelma näkyy pk-yrityksen arjessa?
Asiakastapaamisten vähyys ei näy vain tyhjinä kalenterimerkintöinä. Se näkyy ennustettavuuden puutteena, kiireenä ja siinä, että myynti riippuu liikaa vanhoista asiakkaista tai yksittäisistä suosituksista. Silloin kasvun rakentaminen on vaikeaa.
- Yrittäjä huomaa miettivänsä joka viikko, mistä seuraavat myyntimahdollisuudet tulevat.
- Myyjä lähettää viestejä ja soittaa, mutta keskustelut eivät etene tapaamiseen.
- Asiakas sanoo palaavansa myöhemmin, mutta kukaan ei seuraa tilannetta.
- Tapaaminen saadaan sovittua, mutta paikalle tulee väärä henkilö tai tarve on täysin auki.
- CRM:ssä on nimiä, mutta ei selkeitä jatkotoimia eikä vastuuta.
Tämä on yksi syy siihen, miksi ulkoistettu myynti kiinnostaa monia pk-yrityksiä. Tarve ei ole välttämättä vain lisäparoihin puheluita, vaan käytännön tekijään, joka vie asiakashankintaa eteenpäin systemaattisesti ja avaa myynticaseja laadukkaasti.
Miten saada enemmän asiakastapaamisia käytännössä?
Toimiva malli alkaa siitä, että tapaamisten määrää ei yritetä kasvattaa irrallisena mittarina. Ensin pitää saada kuntoon valinta, viesti, tavoittaminen ja seuranta. Kun nämä ovat kunnossa, tapaamiset lisääntyvät luonnollisemmin ja niiden laatu paranee.
- Rajaa kohderyhmä tarkasti. Älä lähde kontaktoimaan kaikkia mahdollisia yrityksiä. Valitse toimialat, yrityskoko, roolit ja tilanteet, joissa tarjonnastasi on selkeä hyöty.
- Kirkasta asiakkaan hyöty. Älä kerro ensimmäisenä, mitä myyt. Kerro, mitä ongelmaa autat ratkaisemaan ja miksi keskustelu kannattaa juuri nyt.
- Rakenna monikanavainen kontaktointi. Yksi sähköposti harvoin riittää. Tarvitaan yhdistelmä sähköpostia, puhelua ja tarvittaessa tekstiviestiä.
- Älä yritä buukata liian aikaisin. Ensin pitää avata keskustelu ja kartoittaa, onko tilanteessa oikea syy edetä.
- Sovi seuraava askel aina selkeästi. Jos tapaamista ei vielä synny, sovi palaaminen tai muu jatkotoimi.
- Seuraa kiinnostuneita systemaattisesti. Moni kauppa jää saamatta vain siksi, että hyvä liidi unohtuu.
Kun asiakashankinta tehdään näin, tapaamisten määrä kasvaa yleensä terveellä tavalla. Samalla myyjän aikaa säästyy, koska kalenteriin tulee enemmän oikeita keskusteluja ja vähemmän turhia tapaamisia.
Millainen yhteydenotto johtaa paremmin tapaamiseen?
B2B-myynnissä tapaaminen ei ole asiakkaalle itseisarvo. Siksi yhteydenotto, joka tähtää heti kalenterikutsuun, osuu usein huonosti. Parempi lähestyminen näyttää asiakkaalle, että ymmärrät tämän tilanteen ja että keskustelulle on järkevä syy.
Hyvä ensimmäinen yhteydenotto sisältää yleensä nämä osat:
- miksi otat yhteyttä juuri tähän yritykseen tai rooliin
- mikä asiakkaan arjessa voi tällä hetkellä vuotaa
- mitä hyötyä keskustelusta voi olla, vaikka kauppaa ei syntyisi heti
- matalan kynnyksen ehdotus seuraavasta askeleesta
Esimerkiksi teollisuusyrityksessä viesti voi osua paremmin, kun puhutaan uusien asiakkuuksien avaamisesta, päättäjien tavoittamisesta ja siitä, miten potentiaaliset asiakkaat eivät jää pöydälle. Asiantuntijamyynnissä taas paino voi olla siinä, että oikeat keskustelut saadaan käyntiin ilman tyrkyttämistä.
Jos haluat rakentaa myyntityöhön selkeämmän toimintamallin kuin satunnaiset soitot ja viestit, myynnin konsultointi voi auttaa tunnistamaan, missä kohtaa prosessi nyt katkeaa.
Yleisimmät virheet, jotka pitävät kalenterin tyhjänä
Moni yritys tekee paljon, mutta väärässä järjestyksessä. Silloin työmäärä kasvaa, mutta tulos ei juuri parane. Seuraavat virheet näkyvät usein yrityksissä, joissa tapaamisia on liian vähän:
- Liian laaja prospektointi: kaikki ovat kohderyhmää, jolloin kukaan ei oikeasti ole.
- Tuotelähtöinen viesti: kerrotaan palvelusta, mutta ei asiakkaan tilanteesta tai hyödystä.
- Yksi kosketus ja luovutus: viesti lähetetään kerran, eikä jatkotoimia tehdä.
- Pelkkä buukkausajattelu: tavoitellaan tapaamista, vaikka asiakkaan tilannetta ei ole vielä ymmärretty.
- Seurannan puute: kiinnostunut asiakas jää ilman paluuta ja ostovalmius ehtii mennä ohi.
- Vastuun epäselvyys: kukaan ei omista asiakashankinnan etenemistä arjessa.
Erityisen kallis virhe on se, että myyntitapaaminen sovitaan vain määrän vuoksi. Jos keskustelua ei ole avattu kunnolla, myyjä käyttää aikaansa tapaamiseen, joka ei etene. Tämän vuoksi laadukas tapaamisten sopiminen on eri asia kuin perinteinen buukkauspalvelu.
Miten Myynnintekijä Holmin malli auttaa tapaamisten lisäämisessä?
Myynnintekijä Holmin toimintamallissa asiakastapaamisia ei kasvateta väkisin kalenteria täyttämällä, vaan avaamalla oikeita myynticaseja. Käytännössä työ alkaa kilpailuetujen, kohderyhmien, ostomotiivien ja viestien läpikäynnistä. Sen jälkeen Ari tekee itse käytännön myyntityötä: lähestyy valittuja asiakkaita sähköpostilla, tekstiviestillä ja puhelulla, tavoittelee sinnikkäästi, kartoittaa tilannetta ja vie keskusteluja eteenpäin.
Ero perinteiseen buukkaukseen näkyy erityisesti siinä, että tapaaminen sovitaan vasta, kun sille on oikea peruste. Jos asiakas ei ole vielä valmis, keskustelua ei hukata, vaan siihen palataan myöhemmin. Tämä auttaa säästämään päämiehen myyjien aikaa ja pitämään myyntiprosessin selkeämpänä.
Monelle yritykselle hyödyllistä on myös se, että käytännön tekemisen mukana tulee näkemystä siitä, miten myynnin toimintamallia kannattaa kehittää. Joskus ongelma ratkeaa ulkoisella myyntiresurssilla, joskus taas tarvitaan lisäksi kaupallista advisor-tukea myynnin johtamiseen ja priorisointiin.
Usein kysytyt kysymykset
Miksi asiakastapaamisia on liian vähän, vaikka soittoja tehdään paljon?
Yleinen syy on se, että soitot osuvat väärään kohderyhmään tai viesti ei kerro asiakkaalle riittävän selkeästi, miksi keskustelu kannattaisi käydä. Määrä ei korvaa osumatarkkuutta.
Kannattaako tapaamista yrittää sopia heti ensimmäisessä kontaktissa?
Joskus kyllä, mutta usein ei. Parempi tapa on herättää kiinnostus, kartoittaa tilannetta lyhyesti ja ehdottaa tapaamista vasta, kun asiakkaalle on selvää, miksi seuraava askel kannattaa.
Riittääkö pelkkä sähköposti tapaamisten lisäämiseen?
Harvoin. B2B-asiakashankinnassa monikanavainen kontaktointi toimii yleensä paremmin. Sähköposti, puhelu ja tarvittaessa tekstiviesti tukevat toisiaan.
Mistä tietää, onko ongelma buukkauksessa vai koko myyntiprosessissa?
Jos tapaamisia ei synny lainkaan, ongelma on usein kohderyhmässä, viestissä tai tavoittamisessa. Jos tapaamisia syntyy mutta ne eivät etene, ongelma voi olla laadussa, tarvekartoituksessa tai jatkoseurannassa.
Milloin ulkoistettu myynti on järkevä ratkaisu?
Se on usein hyvä vaihtoehto silloin, kun asiakashankinta jää jatkuvasti muiden töiden alle, omaa myyntiresurssia ei ole riittävästi tai halutaan testata järjestelmällisesti, miten markkina reagoi uuteen tarjontaan.
Yhteenveto
Jos asiakastapaamisia on liian vähän, ratkaisu ei yleensä löydy yhdestä uudesta puheluscriptistä tai yksittäisestä kampanjasta. Tulosta tulee, kun asiakashankinta rakennetaan järjestelmälliseksi: oikea kohderyhmä, selkeä hyötyviesti, monikanavainen tavoittaminen, laadukas myynticasejen avaaminen ja systemaattinen seuranta. Näin kalenteriin ei tule vain enemmän tapaamisia, vaan parempia tapaamisia.
Jos asiakashankinta jää arjessa tekemättä tai tapaamisia syntyy liian vähän, seuraava järkevä askel voi olla katsoa, missä kohtaa myyntiprosessi nyt vuotaa. Siihen voi tutustua tarkemmin ulkoistetun myynnin palvelussa tai avata keskustelun suoraan yhteydenottosivun kautta.
