Myyntiputki Excelissä voi toimia pienelle yritykselle yllättävän hyvin, jos myyntiä tekee yksi tai kaksi ihmistä, asiakkuuksia on rajallinen määrä ja jokaiselle liidille on selkeä omistaja. Ongelmat alkavat yleensä silloin, kun asiakashankinta kasvaa, seuranta jää käsin tehtäväksi ja kiinnostuneet asiakkaat alkavat unohtua. Silloin Excel ei enää tue myyntiprosessia vaan hidastaa sitä. Käytännössä ratkaiseva kysymys ei ole se, voiko myyntiputkea hallita taulukolla, vaan missä kohtaa taulukko alkaa vuotaa myyntimahdollisuuksia.
Mitä myyntiputki Excelissä tarkoittaa käytännössä?
Monessa pk-yrityksessä myyntiputki rakennetaan aluksi Exceliin tai vastaavaan taulukkoon. Se on ymmärrettävää: alkuun tarvitaan nopeasti näkyvyys siihen, kenelle on soitettu, kuka vastasi, kuka pyysi palaamaan myöhemmin ja missä vaiheessa tarjous tai tapaaminen menee. Kun tekeminen on vielä melko suoraviivaista, Excel on kevyt tapa saada myyntiin ryhtiä.
Tyypillinen Excel-pohjainen myyntiputki sisältää esimerkiksi nämä tiedot:
- yrityksen nimi ja yhteyshenkilö
- rooli tai päättäjätaso
- viimeisin yhteydenotto
- seuraava toimenpide ja päivämäärä
- putken vaihe, kuten kontaktoitu, kiinnostunut, tapaaminen sovittu tai tarjous käynnissä
- muistiinpanot asiakkaan tilanteesta
Ongelmana ei siis ole itse taulukko. Ongelma syntyy siitä, että myyntityö on harvoin vain tietojen säilytystä. B2B-asiakashankinta vaatii tavoittamista useassa kanavassa, oikea-aikaista palaamista, priorisointia ja sitä, että mikään kiinnostava myynticase ei putoa väliin. Kun nämä asiat lisääntyvät, pelkkä Excel ei välttämättä enää kanna.
Milloin Excel riittää myyntiputken hallintaan?
Excel riittää silloin, kun myynnin malli on yksinkertainen ja tekeminen pysyy aidosti hallinnassa ilman erillistä järjestelmää. Joskus se on täysin järkevä ratkaisu, eikä kaikkea tarvitse siirtää CRM:ään liian aikaisin.
Excel on usein riittävä vaihtoehto, jos:
- myyntiä tekee käytännössä yksi henkilö
- aktiivisia liidejä on suhteellisen vähän kerrallaan
- myyntiprosessi on lyhyt ja helposti seurattava
- jatkotoimet kirjataan kurinalaisesti heti
- asiakashankinta ei vielä perustu laajaan monikanavaiseen kontaktointiin
- tärkeintä on saada perusnäkyvyys eikä vielä automatisoida tekemistä
Esimerkiksi yrittäjävetoisessa asiantuntijayrityksessä voi olla aivan toimivaa pitää lista potentiaalisista asiakkaista, kirjata soitot, sähköpostit ja seuraavat kontaktit yhteen taulukkoon. Jos taulukko on ajan tasalla ja sitä käytetään joka päivä, se on jo paljon parempi kuin se, että liidit ovat muistilapuilla, sähköpostissa ja omassa päässä.
Jos lähtötilanne on epäselvä, kannattaa ensin rakentaa edes jonkinlainen myyntiprosessin selkeys ennen kuin miettii raskaampia työkaluja.
Mistä tunnistaa, ettei Excel enää riitä?
Usein yritys huomaa liian myöhään, että taulukko ei enää palvele myyntiä. Se näkyy arjessa pieninä mutta kalliina merkkeinä: joku piti soittaa takaisin viime viikolla, tarjous jäi ilman seurantaa, samaan yritykseen ollaan yhteydessä eri henkilöiden toimesta ilman yhteistä näkyvyyttä tai tapaamisia sovitaan ilman kunnollista tilannekartoitusta.
Seuraavat merkit kertovat yleensä siitä, että Excel alkaa jäädä pieneksi:
- kiinnostuneet asiakkaat unohtuvat, koska muistutukset eivät elä arjen mukana
- yksi tiedosto on monen ihmisen käytössä ja tieto vanhenee nopeasti
- myynticasejen vaiheita tulkitaan eri tavoin
- kontakteja tehdään sähköpostilla, puhelulla ja viesteillä, mutta kokonaiskuvaa ei synny
- johdolla ei ole luotettavaa näkyvyyttä siihen, paljonko todellisia mahdollisuuksia putkessa on
- myynnin jatkoseuranta nojaa liikaa muistiin
- asiakashankinta jää muiden töiden alle, koska seuraavat tehtävät eivät ohjaa tekemistä
Yksi käytännön ongelma on myös laatuero. Excel kertoo ehkä, että tapaaminen on sovittu, mutta se ei vielä kerro, onko kyse oikeasta myyntimahdollisuudesta vai kalenteriin saadusta tapaamisesta ilman kunnollista tarvekartoitusta. Tästä syystä myyntiputken hallinta ei ole vain määrän seuraamista, vaan myös laadun arviointia.
Kun yritys haluaa kasvattaa asiakashankintaa ja ulkoistettua myyntiä systemaattisesti, pelkkä taulukko alkaa usein rajoittaa tekemistä.
Näin arvioit, kannattaako pysyä Excelissä vai siirtyä eteenpäin
Paras tapa arvioida tilannetta on käydä läpi oma myynnin arki, ei vain työkalulistaa. Alla on yksinkertainen toimintamalli.
- Laske aktiivisten myynticasejen määrä. Jos seurattavia tapauksia on vähän ja kaikki pysyvät oikeasti hallinnassa, Excel voi riittää vielä hyvin.
- Tarkista, kuinka moni henkilö koskee samaan dataan. Mitä useampi myyjä, yrittäjä tai asiakashankkija päivittää tietoa, sitä vaikeampi taulukkoa on pitää luotettavana.
- Katso, miten jatkoseuranta toimii. Jos takaisinsoitot, muistutukset ja follow-upit unohtuvat, ongelma ei ole pieni. Se tarkoittaa suoraan menetettyjä mahdollisuuksia.
- Arvioi kanavien määrä. Jos tavoitat asiakkaita puhelulla, sähköpostilla ja tekstiviestillä, tieto pirstoutuu helposti taulukon ulkopuolelle.
- Kysy, saatko putkesta johtamiseen kelpaavaa tietoa. Näkyykö helposti, mitä etenee, mikä jumittaa ja missä kohtaa myynti vuotaa?
- Tarkista, mitä asiakkaalle tapahtuu ensimmäisen kiinnostuksen jälkeen. Jos kiinnostunut mutta ei vielä ostovalmis asiakas ei pysy seurannassa, Excel ei tue prosessia riittävästi.
Jos useampi kohta tökkii, kyse ei ole enää vain työkalun hienoudesta vaan myynnin toimintamallista. Silloin tarvitaan järjestelmällisempi tapa tehdä myyntiä.
Yleisimmät virheet Excel-pohjaisessa myyntiputkessa
Excelin ongelmat eivät johdu aina Excelistä. Monesti taustalla on tapa käyttää sitä. Tässä tyypillisimmät virheet, jotka heikentävät myynnin tuloksia:
- taulukkoon kirjataan vain nimet, mutta ei asiakkaan tilannetta, ostomotiiveja tai seuraavaa selkeää askelta
- putken vaiheita on liikaa tai ne ovat epäselviä
- seuraava toimenpide puuttuu kokonaan
- myyntiä mitataan tapaamismäärällä, vaikka pitäisi seurata avattuja myyntimahdollisuuksia
- asiakkaille yritetään sopia tapaaminen liian aikaisin ilman riittävää hyötyä
- taulukkoa päivitetään jälkikäteen muistista, jolloin tieto vääristyy
Varsinkin tapaamisiin liittyvä virhe on yleinen. Kun buukkaus ohjaa liikaa tekemistä, kalenteriin saadaan kyllä merkintöjä, mutta myyjän pöydälle ei tule laadukkaita caseja. Parempi kysymys on: ymmärretäänkö asiakkaan tilanne riittävän hyvin ennen kuin tapaamista ehdotetaan?
Jos myynti tarvitsee lisää rakennetta, käytännönläheinen myynnin konsultointi voi auttaa tunnistamaan, vuotaako ongelma työkalussa, prosessissa vai viestissä.
Miten rakentaa toimiva myyntiputki, vaikka aloittaisit edelleen Excelillä?
Jos CRM ei ole vielä ajankohtainen, Excelistä saa enemmän irti selkeällä mallilla. Tärkeintä on pitää putki yksinkertaisena ja ohjata sitä seuraavien toimenpiteiden kautta.
Pidä mukana vähintään nämä kentät
- yritys ja yhteyshenkilö
- kohderyhmä tai segmentti
- asiakkaan havaittu tarve tai kiinnostuksen syy
- viimeisin kontakti
- seuraava toimenpide
- seuraavan toimenpiteen päivämäärä
- vastuuhenkilö
- putken vaihe
Rajaa putken vaiheet selkeiksi
- lista rakennettu
- ensimmäinen yhteydenotto tehty
- tavoitettu ja keskustelu avattu
- kiinnostus tunnistettu
- tapaaminen tai seuraava syventävä vaihe sovittu
- tarjous tai kaupallinen keskustelu käynnissä
- voitto tai ei nyt
Oleellista on, että jokaisella rivillä on aina seuraava askel. Jos seuraavaa askelta ei ole kirjattu, case on käytännössä pysähtynyt. Tässä kohtaa moni yritys hyötyy myös siitä, että myyntiä katsotaan ulkopuolisen silmin ja kirkastetaan koko toimintamallia kaupallisen advisorin sparrauksella.
Miten Myynnintekijä Holmin malli auttaa, jos putki vuotaa?
Jos ongelma ei ole vain taulukko vaan se, ettei asiakashankinta etene systemaattisesti, tarvitaan käytännön tekemistä. Myynnintekijä Holmin mallissa fokus ei ole vain tapaamisten määrässä, vaan siinä, että oikeita myynticaseja avataan, asiakkaan tilannetta kartoitetaan ja kiinnostuneisiin palataan oikealla hetkellä.
Tämä on olennainen ero perinteiseen buukkaukseen. Jos yrityksessä on jo nähty, että kalenteriin saadaan tapaamisia mutta kauppa ei etene, syy voi olla liian aikainen lähestyminen tai puutteellinen ymmärrys asiakkaan tilanteesta. Kun kontaktointi tehdään sähköpostin, tekstiviestin ja puhelun yhdistelmällä ja jatkoseuranta hoidetaan systemaattisesti, myyntiputkeen tulee enemmän laatua kuin pelkkiä merkintöjä.
Ari Holm tekee itse käytännön myyntityötä ja voi samalla kommentoida, miten asiakashankinnan rytmi, kohderyhmät, viestit ja seuranta kannattaa rakentaa. Jos oma myynnin arki on jo alkanut hajota taulukkojen, muistilappujen ja kiireen alle, seuraava askel voi olla aloittaa keskustelu yhteydenoton kautta siitä, missä kohtaa putki nyt vuotaa.
Usein kysytyt kysymykset
Voiko pieni yritys hoitaa myyntiputkea vain Excelillä?
Voi, jos myyntiä tekee harva henkilö, caseja on hallittava määrä ja seuranta pysyy kurinalaisena. Ongelmia tulee yleensä vasta kasvun, useiden käyttäjien ja monikanavaisen kontaktoinnin myötä.
Milloin CRM on järkevämpi kuin Excel?
CRM on yleensä järkevämpi, kun myynticaseja on paljon, seuranta vaatii muistutuksia, useampi henkilö osallistuu myyntiin ja johdon pitää nähdä tilanteen kehitys luotettavasti.
Mikä on yleisin ongelma Excel-mallisessa myyntiputkessa?
Yleisin ongelma on jatkoseurannan unohtuminen. Asiakas on ehkä joskus kiinnostunut, mutta ilman sovittua seuraavaa askelta mahdollisuus jää pöydälle.
Kannattaako siirtyä heti isoon järjestelmään?
Ei välttämättä. Ensin kannattaa varmistaa, että myyntiprosessi, vaiheet ja vastuut ovat selkeät. Huono prosessi ei parane vain työkalua vaihtamalla.
Yhteenveto
Myyntiputki Excelissä riittää silloin, kun tekeminen on yksinkertaista, vastuut selkeitä ja jokainen seuraava toimenpide pysyy hallussa. Se ei enää riitä silloin, kun liidejä on enemmän, myyntiä tekee useampi henkilö, seuranta unohtuu tai kokonaiskuva hajoaa eri kanaviin. Silloin ongelma ei ole vain taulukko vaan myynnin systematiikka.
Jos huomaat, että kiinnostuneet asiakkaat jäävät ilman jatkoa, tapaamisia sovitaan liian aikaisin tai asiakashankinta jää muiden töiden alle, kannattaa pysähtyä katsomaan myyntiputkea käytännön tasolla. Myynnintekijä Holm voi auttaa arvioimaan, millainen asiakashankinnan ja myynnin malli teille sopii ja missä kohtaa nykyinen tekeminen vuotaa.
